В собраниях практически всех музеев имеются материалы на бумажных носителях, связанные с именами известных людей и различных учреждений, с событиями прошлого, а также другие материалы, вписывающиеся в научную концепцию музея. Этими материалами могут быть личные письма, записки и дневники, деловые бумаги, фотографии, рукописные варианты будущих публикаций, оттиски статей, рисунки, шаржи, наброски и другие документы и изображения. Учет архивных материалов определяется правилами работы с архивами, которые изложены в следующих документах:
— федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22 октября 2004 года),
— «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (приказ Росархива № 11 от 11.03.97),
—«Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР», М., 1990, 48 с.,
— «Основные правила работы ведомственных архивов» (приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263).
Весь массив документов, принятых в основной фонд и записанных в книгу поступлений, делится на фонды, каждый из которых посвящен определенной теме. Чаще всего фонды посвящаются отдельным личностям, учреждениям или каким-либо значительным событиям. Принципиальным отличием архивного учета от музейного является возможность пополнять уже имеющийся фонд вновь поступающими документами. По мере роста количества документов внутри фонда могут быть выделены описи, например, внутри персонального фонда формируется отдельная опись «Личные письма». В отдельную опись внутри архивного фонда могут быть также выделены документы, поступившие в данный фонд единовременно единым комплексом.
Архивный фонд по мере его роста может быть разделен на два или несколько фондов, и наоборот – несколько небольших фондов слиты вместе.
Стратегический партнер журнала "Мир Музея".
Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Автор статьи: Л.Л. Брюшкова
Департамент независимой оценки
