Музейный учет – это не сумма формальных правил, которые сотрудники отдела фондов должны запомнить и исполнять. Музейный учет или «музейная бухгалтерия» – это система методических положений и документов, элементы которой необходимы, достаточны и связаны между собой таким образом, что изменение одного параметра ведет к изменению другого, как в точных науках. И как во всякой науке, элементы и параметры этой системы можно анализировать, просчитывать и предугадывать.

Основой любого перечисления предметов является натуральный ряд чисел – гениальное изобретение человечества, стоящее в одном ряду с изобретением колеса. Натуральный ряд чисел позволяет избегать как пропуска номеров, так и их дублирования. Именно на этом свойстве построены системы учета не только музейных, но и любых других ценностей.

В настоящее время в музеях России действует система учета музейных ценностей, которая представляет собой комплекс документов (актов, описей, книг, журналов и т.п.), связанных в единую систему структурой фондов, а также взаимными ссылками, что обеспечивает гарантию полной сохранности внесенной информации.

Указанная государственная система учета музейных ценностей позволяет:

• легко совершать операции с фондами разных музеев, например, сливать фонды при организации музейных объединений или выделять часть фондов при образовании филиалов музеев, а также проводить работы по включению музейных собраний в Музейный фонд Российской Федерации;
• осуществлять контроль за работой музеев, сопоставлять и анализировать результаты музейной деятельности и на этой основе вырабатывать критерии оценок фондовой работы;
• используя единую терминологию, помогает работникам музеев различных профилей лучше и легче понимать друг друга.

Сущность государственной системы учета изложена в Инструкции, но каждый музей разрабатывает внутримузейную Инструкцию по учету и хранению своих фондов, учитывая особенности истории своего музея, его традиций, состава собрания, степени научной и учетной обработки фондов. Однако, пять основных положений остаются неизменными для всех музеев:

• выделение основного фонда;
• наличие прошитых и опечатанных книг поступлений и инвентарных книг с пронумерованными страницами;
• регистрация поступлений и любых перемещений музейных предметов с помощью актов и книг регистрации актов;
• наличие ответственных хранителей;
• наличие экспертной фондово-закупочной комиссии, результата проведения независимой оценки предметов.

Использование этой системы законодательно предусмотрено во всех музеях Российской Федерации вне зависимости от ведомственного подчинения музея. Её использование:

• обеспечивает юридическую защиту музейных фондов и информации о музейных предметах;
• позволяет в любое время знать, какие материалы хранит музей, в каком количестве, где они помещаются и кто за них несет ответственность;
• исключает внесение в учетные документы ложной информации и помогает в случае надобности восстановить утраченную информацию.

 

---

Департамент независимой оценки музейных ценностей. К Вашим услугам специалисты с опытом оценки более 10 лет.

Стратегический партнер журнала "Мир Музея".

Звоните: (495) 636-28-62

---

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова